Toplantılar, kurumsal kararların alındığı ve görüşüldüğü alanlar olduğu için son derece önemli yerlerdir.Yönetimde hem sağlıklı bilgi alış verişi hem de sorunların tartışılması, kararların alınması ancak toplantı yönetimiyle sağlanır.Toplantılar katılımcıları yönetim etrafında birleştirir ve bütünleştirir.

Başarılı bir toplantı;

1.Ön Hazırlık Mutlaka Yapılmalı

Toplantı konusu daha önce belirlenmiş ve duyurulması gereklidir.Görüşmeye katılacak kişilerin konu hakkında hazırlığının olması toplantının verimli geçmesini sağlar.

toplantı masaları

2.Konuya Uygun Hareket Edilmeli

Toplantılarda konu dışına çıkılmaması, kişisel konulara girilmemesi  ve siyasi görüşlere yer verilmemesi gerekir.Konu dışına çıkıldığında toplantı verimsizleşir, süre uzar.

3.Katılım Sayısına 

Toplantıya katılım sayısıda önemlidir.Katılım sayısının az ya da çok olması toplantıda konuşulan konunun dağılmasına neden olur.Uzmanların görüşlerine göre, toplantıya katılan sayısı minimum 7 kişi ile olmalıdır.Sayı aşıldığında ikili konuşmalar başlıyor ve dikkatler dağılabiliyor.

4.Toplantı Süresi Aşılmamalı

Toplantıların başlangıç ve bitiş saati önceden belirlenmeli ve bu süreye uyulmalıdır.

Aralıksız iki saatten fazla süren toplantılar tercih edilmemelidir. Çok uzun bir toplantı yerine gerekiyorsa aynı konu için ek bir toplantı yapılmalıdır.

5. Konuşma Sırasında Adaletli Davranmalı

Toplantılarda herkesin konuşmasına özen gösterilmeli ve fikirlerine önem verilmelidir.Kişiler değil, öneriler tartışılmalıdır.

6.Toplantı Masası Düzeni

Toplantı masalarında dikkati dağıtacak materyallerden uzun durulmalı, mümkünse sadece su, bloknot ve kalem bulundurulmalıdır.

7.Final

Eklemek istedikleri bir şey olup olmadıklarını öğrenmeli, eğer varsa siz son sözlerinizi söylemelisiniz. Nihayetinde ise daha önceden belirlediğiniz zamanı aşmaya dikkat ederek toplantıda alınan kararları hızlıca tekrar etmeli ve olumlu bir kapanış konuşmasıyla toplantıyı sonlandırmalısınız.

 

Yorum Yap